Cómo usar los sistemas telefónicos para hacer contacto con personas dentro y fuera de su organización

Aunque la oficina moderna ha sido inundada con opciones adicionales en la comunicación con la correspondencia por correo electrónico, los teléfonos celulares, las videoconferencias y los mensajes de texto, el sistema telefónico sigue siendo un incondicional en la comunicación. El teléfono de la oficina funciona como el núcleo humano de su oficina y le permite a sus clientes saber que están trabajando con personas reales que se preocupan por sus necesidades. Su personal deberá comprender los aspectos técnicos de trabajar con su sistema telefónico, así como la etiqueta que usted requiere de ellos cuando lo use.

Hacer llamadas telefónicas

1.

Localice el número de teléfono correcto. Ya sea que su llamada sea interna o externa, asegúrese de tener el número correcto para ahorrar tiempo y comunicarse con la persona correcta. Consulte su lista de contactos o Rolodex para evitar llegar a un número de teléfono incorrecto.

2.

Marque el número de teléfono y póngase en contacto con el destinatario de la llamada. Asegúrese de haber llegado a la persona correcta, salude y hágale saber desde dónde está llamando y el motivo de su llamada. Mantén un tono amable y profesional a lo largo de tu llamada.

3.

Anote cualquier información crucial a medida que continúe la situación para que no tenga que pedirle a la otra persona que repita la información, de modo que la tenga a mano y sea de fácil acceso.

4.

Resuma su discusión y asegúrese de que ninguno de los dos haya dejado nada que decir y luego prepárese para finalizar la llamada de manera amistosa y profesional.

Recibir llamadas telefónicas

1.

Responda a la llamada telefónica de manera amigable y profesional, así como de acuerdo con el protocolo de su oficina. Asegúrese de saber si su empleador quiere que conteste la llamada, incluido el nombre completo de su compañía junto con su nombre personal. Responder a las llamadas de manera uniforme ofrece una proyección de la confianza y cohesión de su empresa.

2.

Identificar a la persona que llama. Averigüe a quién quiere contactar y si puede proporcionarle al destinatario de la llamada la información adicional antes de transferirla. Anote esta información para que pueda dar información precisa a la persona que recibe la llamada. Al proporcionar al destinatario de la llamada la información de la persona que llama, él puede responderle por su nombre.

3.

Transfiera la llamada telefónica al empleado correcto. Informe educadamente a la persona que llama que lo dirigirá al empleado correcto. Dale las gracias y dile un buen día. Una vez que haya llegado al destinatario de la llamada, dígale quién está llamando y a qué se refiere la llamada.

4.

Tome un mensaje o envíe a la persona que llama al correo de voz si el destinatario de su llamada está fuera de su escritorio. Asegúrese de que el destinatario tenga la información correcta, escríbala o prepare un correo electrónico para enviar al destinatario. Si su oficina depende en gran medida de un sistema de correo de voz, envíe la llamada al correo de voz del destinatario. Asegúrese de enviar a la persona que llama a la extensión correcta.

Cosas necesarias

• Lista de contactos
• Panel de mensajes

Consejos

• Designe a los empleados para verificar el buzón de correo de voz colectivo de la empresa para asegurarse de que no se pierdan llamadas.
• Los sistemas de correo de voz a menudo tienen límites en el buzón. Borre los mensajes cuando haya conciliado los asuntos para asegurarse de tener suficiente espacio para nuevas llamadas y asuntos.
• Configure un saludo de correo de voz personal para que las personas que llaman entrantes hayan llegado a la persona adecuada. Mantén las cosas personalizadas con un mensaje amable y profesional.

Advertencia

• No devolver llamadas puede dañar la reputación de su empresa y perder el negocio por usted. Asegúrese de que sus empleados devuelvan las llamadas telefónicas con prontitud, brindando tanta ayuda e información como sea posible.