Cómo enviar fax paso a paso

Si bien el correo electrónico ha aumentado la productividad empresarial al facilitar comunicaciones rápidas y eficientes con clientes y socios, independientemente de su ubicación geográfica, algunas transacciones relacionadas con negocios involucran documentos o facsímiles originales para satisfacer los requisitos legales. Cuando un archivo adjunto de correo electrónico no cumple con la ley, una máquina de fax o una computadora puede ser la respuesta.

Máquina de fax

1.

Cree una portada de fax para su transmisión. La mayoría de las compañías tienen una portada estándar con el logotipo de la empresa y espacio para la cantidad de páginas que se transmitirán, incluida la portada. Incluya la información de contacto del remitente en caso de que haya un problema de transmisión y la información del destinatario para que el documento se pueda entregar a la persona correcta.

2.

Coloque las páginas en la bandeja para que la portada se transmita primero. La mayoría de las máquinas de fax tienen una bandeja o ranura de entrada para recibir el documento a transmitir. Asegúrese de orientar el documento según las instrucciones que normalmente se encuentran en la máquina o en la bandeja. Si lo coloca en el revés, transmitirá una hoja de papel en blanco.

3.

Introduzca el número de teléfono de la máquina de fax de destino en el teclado de la máquina de fax. El sistema telefónico de su empresa puede requerir que ingrese un número para adquirir una línea externa, así que asegúrese de seguir los procedimientos internos para las llamadas telefónicas.

4.

Presione el botón "Inicio" o "Enviar" para comenzar la transmisión. La máquina de fax escanea el documento, marca el número de destino y transmite el documento. Cuando termina, imprime una página de estado de transmisión con un mensaje de "OK" o "Error de transmisión". Si este último es el caso, repita el proceso.

Computadora y escáner

1.

Escanee el documento que desea transmitir en un documento de procesamiento de texto o un documento de imágenes. La configuración depende de su escáner en particular, pero debe ser de al menos 300 puntos por pulgada o ppp. Los tipos de documentos disponibles pueden ser "Imagen", "Texto", "Color" o "Blanco y negro".

2.

Haga clic en "Archivo" y luego en "Imprimir". Si tiene instalado un software de fax, debería ver "Impresora de fax" como una de las opciones. Si no ve esta opción, instale el software de la máquina de fax en su computadora. Seleccione la "Impresora de fax" y haga clic en "Aceptar" para iniciar el proceso de diálogo de información de fax.

3.

Introduzca la información en los cuadros de diálogo. Esto incluye la información del remitente y el destinatario, así como el número de teléfono de la máquina de fax del destinatario. Puede tener la opción de enviar una portada que incorporará toda esta información. Haga clic en "Aceptar" o "Terminado" en el cuadro de diálogo final para iniciar el proceso de fax y abrir la ventana del monitor de fax. Si el volumen de la computadora está activado, escuchará que comienza el proceso de marcación y, cuando se envía el fax, obtiene una confirmación en la ventana del monitor de fax.

Cosas necesarias

• Fax, o computadora con escáner adjunto