Cómo establecer controles internos sólidos sobre una organización sin fines de lucro

Las organizaciones sin fines de lucro brindan servicios humanos y públicos en una variedad de áreas. Para financiar servicios y programas, muchas organizaciones sin fines de lucro solicitan y aceptan donaciones del público o solicitan subvenciones de fundaciones y el gobierno. Los controles internos sólidos son esenciales para las organizaciones que usan fondos públicos. Estos controles ayudan a prevenir el fraude y el mal uso de los fondos, y desempeñan un papel importante en la integridad y precisión de los informes financieros. Los controles estrictos también ayudan a las organizaciones sin fines de lucro a alcanzar una proporción aceptable entre los gastos para las actividades del programa y las asignaciones para el apoyo del programa.

Autoridad de gastos

El establecimiento de permisos específicos para autorizar todos los gastos es un elemento esencial para controlar los procesos financieros de la organización. En algunas organizaciones, la autoridad para compras o compromisos financieros requiere al menos dos firmas. Estos son a menudo los de un miembro del personal directivo, como el director ejecutivo de la organización, y un miembro de la junta o el director de finanzas. Los acuerdos alternativos que proporcionan control limitado incluyen acuerdos de compra con límites de dólares previamente autorizados para proveedores específicos. Bajo estos arreglos, la organización designa al personal autorizado para gastar fondos. Los límites en dólares pueden aplicarse a las categorías de gastos o al monto total de las compras.

Segregar deberes

Una organización que busca mantener buenos controles financieros debe separar los deberes relacionados con sus finanzas, de modo que cada transacción financiera entrante y saliente requiera la acción de más de una persona o departamento. Esta segregación produce controles y saldos que evitan errores y fraudes. Custodia separada de los registros y la documentación tanto de los ingresos como de los gastos de la autorización del recibo o desembolso de fondos. Esto es especialmente importante para funciones organizativas como la nómina. Con controles sólidos, la persona o departamento que autoriza el empleo para la organización no tiene autoridad para procesar los datos de nómina y emitir cheques de pago para los empleados.

Estándares de eficiencia

Inherente a la misión declarada de cada organización sin fines de lucro es el compromiso de una buena administración de los fondos que acepta para apoyar sus programas. Charity Navigator señala que la diferencia en los costos operativos para las organizaciones sin fines de lucro produce un rango variable de proporciones de gastos, pero el 70 por ciento de las organizaciones sin fines de lucro gastan el 75 por ciento o más de sus presupuestos en actividades del programa, y ​​el 90 por ciento gasta al menos el 65 por ciento. En opinión de Charity Navigator, las organizaciones que gastan menos de un tercio de su presupuesto total en actividades del programa son ineficientes y posiblemente no merecen la confianza del público. La junta de organizaciones grandes y pequeñas sin fines de lucro debe implementar controles presupuestarios que mantengan los gastos de la organización en actividades de apoyo muy por debajo de los gastos de las actividades del programa. La revisión mensual y las auditorías internas periódicas de las transacciones financieras de la organización permiten a la junta supervisar el cumplimiento de los estándares de relación de presupuesto.

Costos Permitidos

Un presupuesto de gastos aprobado que identifica claramente los costos permitidos es un mecanismo de control interno que ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a cumplir con los estándares de eficiencia y las pautas de los donantes. Cuando las organizaciones aceptan fondos públicos o privados, los gastos cargados a la subvención deben coincidir con una partida en el presupuesto que la organización proporcionó al otorgante o donante. La oficina de finanzas de la organización normalmente tiene la responsabilidad de mantener controles estrictos de elementos de línea. Las auditorías externas realizadas por una parte independiente proporcionan la capa adicional de supervisión necesaria para verificar la asignación de gastos de una organización a partidas presupuestarias permisibles.