Cómo documentar las comidas con un pago diario en los impuestos a las empresas

Cuando los viajes de negocios alejan a sus empleados de su hogar, al menos parte del costo de sus comidas es deducible. Sin embargo, el IRS puede querer pruebas documentadas de que su personal no solo se embolsó el dinero como ingreso adicional. En lugar de que los empleados hagan un seguimiento de sus gastos, comida por comida, puede pagarles una asignación diaria para las comidas y posiblemente otros gastos, como el alojamiento. Siempre y cuando la política de su compañía cumpla con las reglas de viáticos del IRS, sus empleados que viajan no tendrán que proporcionar un registro de cada comida que compraron.

1.

Establezca una tarifa diaria para los empleados que sea igual o inferior a la tarifa federal estándar. En 2010, por ejemplo, la tarifa de comidas estándar para la mayoría de las comunidades pequeñas era de $ 46, aunque los empleados que viajaban a ciudades más grandes recibían más. La publicación 1542 del IRS da tarifas específicas por ciudad.

2.

Indique a sus empleados que mantengan un registro de sus viajes de negocios. Con una dieta diaria, no necesita recibos para cada comida; Los formularios que muestran que pagó los viáticos son prueba de gastos, si se trata de la tarifa federal. Sin embargo, necesitará una declaración escrita, libro de registro u otro documento que indique las fechas en que su empleado estuvo fuera de la ciudad, el destino y el objetivo comercial del viaje.

3.

Acepte recibos por cualquier gasto de comida que supere la tarifa federal por día. Si su empleado tuvo que gastar $ 200 en una comida de negocios con un cliente y usted le reembolsa, necesitará un recibo de la comida en caso de que el IRS realice alguna comprobación. También deberá informar el reembolso en exceso, el monto por encima del pago diario estándar, en el formulario W2 del empleado.

4.

Mantenga los registros de gastos en sus archivos durante tres años. Por lo general, el estatuto de limitaciones del IRS se corta tres años después de que declara sus impuestos, a menos que sea sospechoso de fraude o que informe de manera insuficiente el 25 por ciento o más de sus ingresos.

Propina

  • Si viaja usted mismo por negocios, como propietario de la empresa, deberá llevar un recibo de cada comida por separado para satisfacer al IRS, incluso con un pago diario. Lo mismo es cierto si paga una pensión por un empleado que también es miembro de su familia.

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