Guía para reuniones eficaces

Los profesionales de negocios experimentados temen la "muerte por reunión": ese ciclo de reuniones sin fin que acaba con la productividad y que resulta en una dirección poco clara y aún más reuniones. Ya sea que se trate de una sala de juntas de gran potencia o de la oficina en casa de un empresario, las reuniones tienen éxito o fracasan de acuerdo con la comprensión de cada participante de lo que se espera después de que finalice la conversación. Los facilitadores experimentados utilizan varias estrategias para aprovechar al máximo cualquier reunión.

Para reunirse, o no reunirse?

Determine si una reunión realmente necesita ser convocada. Si una llamada o un correo electrónico son suficientes, o si enviar un documento a varias personas para que respondan satisfaga la necesidad, piense dos veces si una reunión es el uso más productivo del tiempo de todos. Según el experto en comunicaciones Tom Krattenmaker, "la solución a una reunión improductiva podría ser tan simple como no tenerla ... Si lo que se pretende es compartir información, lo cual es muy frecuente en las organizaciones plagadas de reuniones malas ... El correo electrónico, las notas y las conversaciones informales probablemente funcionarán mejor ".

Planificar la reunión

Las reuniones deben tener un conjunto de objetivos claramente articulados y las personas adecuadas en la mesa. Los facilitadores deben asignar roles clave (presidente, facilitador de la discusión, tomador de actas) y asegurarse de que la agenda se distribuya a los asistentes con suficiente tiempo para permitir que los participantes se preparen. La agenda en sí debe estar limitada en el tiempo con una acción clara o un resultado asociado con cada elemento.

Asegúrese de que la lista de asistentes sea apropiada para la agenda y asegúrese de que cualquier persona que tenga previsto presentar un tema entienda lo que se espera de ella antes de que comience la reunión.

Ser puntual

Comience las reuniones a tiempo y avance a través de los puntos de la agenda con límite de tiempo lo más cerca posible de los tiempos indicados. Siempre termina en o antes de la hora programada; Si quedan puntos en la agenda, pospóngalos a una reunión de seguimiento. La consultora de liderazgo Carter McNamara dice: "Siempre comience a tiempo; esto respeta a quienes se presentaron a tiempo y recuerda a los que llegan tarde que la programación es seria".

Sea sensible a la cultura de reuniones de la empresa: si las personas tienen programadas reuniones regulares para los que están juntas, finalice la reunión 10 minutos antes para permitir los viajes y los descansos.

Fomentar el enfoque de grupo

Comparta un conjunto de reglas básicas de reunión con todos los participantes para que todos sepan qué comportamientos deben demostrar. McNamara dice que "cuatro reglas básicas poderosas son: participar, concentrarse, mantener el impulso y llegar a un cierre". Establezca expectativas sobre la puntualidad y, si es necesario, aclare los estándares sobre el uso de computadoras portátiles u otros dispositivos electrónicos durante la reunión.

Aclarar los próximos pasos

Antes de que finalice la reunión, revise las decisiones importantes que se tomaron y todas las tareas asignadas, y asegúrese de que estén documentadas en las actas de la reunión. Dele unos minutos al grupo para discutir los próximos pasos, ya sea si se necesitan reuniones adicionales o si se deben realizar otros pasos o acciones como parte de un proyecto o proceso más grande.