Buenas ideas para mejorar las habilidades de gestión del tiempo

Las pequeñas empresas y los propietarios de pequeñas empresas son tan propensos a experimentar estrés en el lugar de trabajo como cualquier gran empresa o sus empleados. El secreto para gestionar eficazmente el estrés, independientemente del tamaño de una empresa, reside en abordar los problemas relacionados con el estrés desde una perspectiva individual y organizativa. Las habilidades de gestión del tiempo mal desarrolladas o inexistentes son un factor de estrés importante en el lugar de trabajo. Si bien es posible que una pequeña empresa no tenga los recursos financieros para abordar los problemas de administración del tiempo al comprar un software costoso y, a veces, complejo para la administración del tiempo, hay muchas ideas y alternativas de bajo costo o gratuitas.

Un enfoque organizacional

Una de las mejores maneras de enfocar la administración del tiempo desde una perspectiva organizativa es que el propietario de una pequeña empresa desarrolle primero buenas habilidades de administración del tiempo y luego se convierta en un modelo motivacional para los empleados de la empresa. La incorporación de ideas para mejorar las habilidades de gestión del tiempo en un programa de bienestar de los empleados recién desarrollado o ya existente también puede ser una forma eficiente de abordar el problema a nivel organizativo. Considere publicar consejos de administración del tiempo en el tablón de anuncios de los empleados, incluido un segmento de administración del tiempo en una serie de almuerzos y aprendizajes, e incorporar ideas de administración del tiempo en los procesos y procedimientos del lugar de trabajo.

Utilizar libros de citas

Compre libros de citas para el personal de la oficina, gerentes de departamento y otro personal clave. Indique a estos empleados que dejen de crear listas de tareas de una sola hoja, que a menudo llegan a ser tan largas que no son ni efectivas ni utilizables. Adopte una política de programación en la que las reuniones, tareas y actividades se programen y asignen no solo a un día específico, sino también a una hora de inicio y finalización específica. Si la empresa utiliza un programa de software de oficina que incluye un módulo de planificación, un libro de citas electrónico es una alternativa.

Reducir o detener las interrupciones

Aliente a los empleados a reducir las interrupciones que pierden tiempo creando un entorno en el que los empleados se sientan cómodos diciendo "no". Una política de puertas abiertas, aunque es estándar en muchas pequeñas empresas, es una invitación abierta a las interrupciones y la disminución de la productividad. Permitir que los empleados incorporen en su lugar las horas de oficina en la planificación del libro de citas es una forma eficiente de programar el tiempo para las interrupciones. Adopte una política que establezca que, a menos que un problema o problema requiera una respuesta inmediata, los empleados programan bloques de tiempo, como al final de cada día laboral, para devolver las llamadas telefónicas y contestar el correo electrónico recibido a lo largo del día.

Hacer de la planificación una prioridad

Una reunión de planificación semanal de lunes por la mañana de 30 minutos puede preparar el escenario para las actividades de la semana. Las reuniones de planificación semanales brindan a los empleados una mejor comprensión de lo que se debe lograr durante la semana. La incorporación de una sesión de preguntas y respuestas en cada reunión semanal brinda a todos la oportunidad de hacer preguntas que pueden necesitar respuesta y obtener aclaraciones sobre procedimientos poco claros que, de lo contrario, podrían resultar en interrupciones de la jornada laboral de pérdida de tiempo. Anime a los empleados a dedicar los primeros 15 minutos a 30 minutos de cada día a crear o modificar un plan diario.