Política federal de hora normal para los contratos de servicios gubernamentales

El gobierno federal tiene una serie de programas y herramientas de apoyo diseñadas para ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a competir por los contratos de servicios federales. Sin embargo, una vez otorgado un contrato federal, los requisitos de cumplimiento son los mismos independientemente del tamaño de una empresa o del servicio que presta. Las políticas de cronometraje, que se centran tanto en métodos manuales como electrónicos, siguen las pautas establecidas en el Reglamento de Adquisiciones y las Normas de Contabilidad de Costos Federales.

Política escrita de cronometraje

Los contratistas de servicios federales deben tener una política escrita de hora normal que muestre que las prácticas de hora normal de la empresa cumplen con los requisitos federales. La política debe delinear claramente la información relacionada con la preparación de la hoja de tiempo. Por ejemplo, si un empleado está realizando servicios en más de una ubicación fuera del sitio, el empleado ingresa la hora a medida que se realiza el trabajo real en lugar de al principio y al final de la jornada laboral. La política también debe describir los pasos para la capacitación de la hoja de tiempo de los empleados recién contratados. Finalmente, la política escrita debe describir los pasos que toma la empresa, como los controles de piso y las auditorías periódicas, para garantizar que las hojas de tiempo cumplan con los requisitos federales de cronometraje.

Procedimientos de la hoja de tiempo

A pesar del uso generalizado de los sistemas electrónicos de cronometraje, el gobierno federal basa principalmente los requisitos de cronometraje en las prácticas manuales. Las prácticas aceptables de cronometraje afectan tanto a los empleados como a los supervisores. Por ejemplo, los empleados deben registrar personalmente el tiempo empleado en un trabajo y registrar el tiempo real, no el tiempo estimado. Los supervisores y administradores no pueden completar hojas de tiempo para un empleado a menos que exista una buena razón, como que un empleado se retire temprano debido a una enfermedad o lesión. Cada empleado es responsable de la integridad y exactitud de una hoja de tiempo, y los supervisores son responsables de aprobar cada hoja de tiempo antes de enviarla para el pago.

Controles internos electronicos

Los requisitos para las empresas que utilizan sistemas electrónicos de cronometraje se centran principalmente en las políticas de control interno. Por ejemplo, una política de contraseña segura y un sistema para asegurarse de que solo se ingresen los cambios aprobados en las hojas de tiempo son obligatorios. Los controles internos deben garantizar que los empleados ingresen las horas exactas en las que trabajan cada día. Los registros electrónicos del sistema de la hoja de tiempo deberían producir un seguimiento detallado de la auditoría. Esto se debe a que durante una auditoría, los auditores del gobierno deberán verificar quién tiene acceso a las hojas de tiempo de los empleados, así como el motivo.

Incumplimiento y Fraude

Las disposiciones de la Ley de Reclamaciones Falsas describen las sanciones por fraude y / o incumplimiento de las políticas de la hoja de tiempo. Además de que su negocio se enfrenta a la descalificación de todas las adjudicaciones de contratos de servicio por hasta tres años, tanto su empresa como sus empleados enfrentan un posible enjuiciamiento penal. Bajo los términos de la Ley de Reclamaciones Falsas, el gobierno tiene el derecho de iniciar procedimientos civiles para recuperar daños. Las posibles sanciones incluyen multas, penas de prisión y daños de hasta tres veces el reclamo falso o fraudulento.

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