Procedimientos de contabilidad de subvenciones federales

Una vez que reciba una subvención federal de cualquier agencia, puede completar una gran cantidad de documentos, mantener registros cuidadosos durante el ciclo de su subvención y documentar todos los programas y procedimientos que siguió al usar el dinero de la subvención. El incumplimiento de las pautas federales podría llevar a una reducción del dinero de la subvención, la pérdida de otros fondos de la subvención o los costos que se atribuyen a su propia organización.

Mantener procedimientos contables sólidos

Los beneficiarios de las subvenciones deben desarrollar y mantener procedimientos contables predecibles y viables que separen claramente las subvenciones y los gastos de otras fuentes de financiación. Las subvenciones federales requieren que los beneficiarios sigan procedimientos contables generalmente aceptables, o GAAP. Establezca procedimientos contables sólidos que justifiquen todos sus gastos, incluso antes de aceptar una subvención federal.

Documentar cada paso de su gasto

Mantenga la documentación de todos sus gastos para fines contables federales. Las tarjetas de tiempo deben estar firmadas y aprobadas por la gerencia si se facturan a la cuenta de la subvención. Se debe documentar y guardar la prueba de la elegibilidad de los beneficiarios de su subvención. Sus políticas contables escritas deben ser accesibles a los auditores federales en cualquier momento. Conserve las facturas originales, los formularios de aprobación de gastos, verifique las autorizaciones y reciba firmas.

Construir en cajas fuertes

Los procedimientos a prueba de fallas pueden ayudarlo a evitar problemas con las agencias de financiamiento federal. Cree controles internos que requieran que su organización mantenga archivos separados para todos sus programas de subsidios, mantenga copias de toda la documentación de subsidios archivada para un fácil acceso y establezca revisiones para asegurarse de que los gastos no excedan los créditos de subsidios en cualquier área. Requerir una explicación para todos los gastos, así como las firmas de supervisión. Desarrolle controles para rastrear y contabilizar los gastos en efectivo, y designe a una persona para que tome la última palabra sobre todos los gastos.

Desarrollar y seguir un presupuesto

Podrá cumplir con los parámetros de la subvención si desarrolla y sigue un presupuesto estricto y audita regularmente las distintas cuentas. Compare sus gastos reales con el presupuesto cada mes e inmediatamente haga correcciones que impacten el presupuesto general. Establezca un calendario para las revisiones de presupuesto y cúmplalas para que pueda responder a las preguntas de auditoría con información actualizada cada vez que se las soliciten. Cuando solicite una subvención, deberá mostrar a la agencia de financiamiento que tiene un presupuesto operativo que funciona y un plan claro para los fondos de la subvención. Los procedimientos de contabilidad de subvenciones federales requieren que usted se limite a esas cifras cuando reciba el dinero de su subvención.

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