Ejemplos de contabilidad de gastos

Las empresas producen diversos informes financieros para controlar el rendimiento y el valor de la empresa. Uno de esos informes es el estado de resultados, también denominado estado de pérdidas y ganancias. Este informe registra los ingresos por ventas, intereses ganados y otras fuentes y gastos, como la nómina, el alquiler y el costo de los bienes vendidos. Como regla general, las ventas para un período de informe se comparan con los gastos incurridos para respaldar esas ventas.

Cuentas de compensación

El método contable predominante es el sistema de doble entrada. Este método requiere un mínimo de dos números de cuenta para cada entrada. Si la compañía emite un cheque en el momento de la compra, la compensación adecuada es la cuenta de efectivo. Sin embargo, hay etapas intermedias por las que las facturas pueden pasar antes de la emisión real de un cheque. Si los bienes o servicios se compran a crédito, la compensación normalmente son cuentas por pagar. En caso de que una empresa incurra en una deuda durante un período contable, pero no reciba la factura a tiempo para registrarla en el período adecuado, la cuenta de compensación es normalmente los gastos acumulados. Si el gasto cubre varios períodos contables, la totalidad o parte del gasto se compensa con los gastos pagados por anticipado.

Ejemplo: Gastos de compensación a efectivo

Un gasto se compensa con el efectivo si se paga al momento de la compra. Por ejemplo, si una empresa no tiene crédito con un proveedor, es posible que deba pagar cuando se entreguen los bienes o se realice el servicio. Si el propietario de un negocio lleva un cheque a la tienda de suministros de oficina y compra bolígrafos, clips y cartuchos de tóner, el costo se registraría como un débito a los suministros de oficina y la cuenta de efectivo sería el crédito de compensación.

Ejemplo: Gastos de compensación a cuentas por pagar

Las facturas que no se pagan inmediatamente generalmente se compensan con las cuentas por pagar. Si una empresa recibe una docena de cajas de papel de copia de un proveedor con el cual tiene términos de crédito, la entrada correcta sería un débito a suministros de oficina y un crédito a cuentas por pagar. Cuando se emite el cheque, la entrada debitaría cuentas por pagar y crédito en efectivo.

Ejemplo: Gastos de compensación a gastos pagados por adelantado

El principio de coincidencia requiere que las empresas registren los gastos de varios períodos contables como gastos prepagos. Solo la parte del período actual se registra como un gasto. Para ilustrar, una compañía compra una póliza de seguro que se extiende desde el 1 de junio de un año hasta el 31 de mayo del año siguiente. La póliza tiene un costo de $ 2, 400 y cubre 12 meses. Si la compañía paga la prima completa el 1 de junio, la entrada debitaría los gastos del seguro por $ 200, los gastos prepagados por $ 2, 200 y el efectivo por $ 2, 400. En cada mes subsiguiente, la entrada debitaría un gasto de seguro de $ 200 y un gasto prepago de crédito de $ 200.

Ejemplo: Gastos de compensación a gastos acumulados

El principio de conciliación también requiere que las empresas que utilizan el método de contabilidad de acumulación para registrar los gastos durante el mes en que se incurrió en la factura, en lugar de cuando se paga. Como ejemplo, la factura mensual de una empresa por servicios de Internet es de $ 250. El proveedor envía las facturas demasiado tarde para que la empresa registre la factura real. Antes de cerrar el período contable, la empresa carga la cuenta de gastos adecuada, como los costos o las comunicaciones de Internet, y acredita los gastos acumulados. Si bien la compañía puede registrar la factura debitando los gastos acumulados en lugar de Internet o las comunicaciones, el método más común es revertir la acumulación primero cargando los gastos acumulados y acreditando la cuenta de gastos. Luego se ingresa la factura, debitando la cuenta de gastos y acreditando las cuentas por pagar por el monto de la factura.