Ejemplos de malas prácticas de manejo de efectivo

Cualquier persona involucrada en negocios tiene que manejar dinero en algún momento. Como propietario de una pequeña empresa, es una buena idea tener un conocimiento de las buenas y malas prácticas de manejo de efectivo. De esta manera, sus empleados no le costarán dinero accidentalmente o posiblemente lo robarán a ciegas cuando crean que pueden salirse con la suya.

Periodo de tiempo

Los malos procedimientos de manejo de efectivo en muchas empresas a menudo implican la cantidad de tiempo que el propietario o gerente de la empresa retiene el efectivo o los cheques emitidos por los clientes. Hay varias razones por las que retener el dinero durante demasiado tiempo puede resultar problemático. Por ejemplo, su negocio puede ser robado si un ladrón se entera de que usted deposita su dinero dos veces por semana en lugar de hacerlo todos los días. La posibilidad de perder el dinero en ese período de tiempo también puede ser motivo de preocupación. Permitir que el efectivo en los cajones se transfiera de un turno al siguiente puede plantear problemas contables. En cualquier caso, retener el dinero y no depositarlo poco después de recibirlo puede costarle más dinero a largo plazo.

Actas

Las malas prácticas de manejo de efectivo también pueden tener lugar en el nivel de transacción individual. Cuando los empleados manejan efectivo, no se les debe permitir manejar múltiples transacciones al mismo tiempo. Siempre exija que los empleados manejen solo una transacción para que no cometan errores. También se les debe pedir que hagan el cambio de la manera correcta, tomando el dinero del cliente, reconociendo la cantidad y contando el cambio antes de colocar el dinero del cliente en el cajón.

Controlar

Otro mal procedimiento de manejo de efectivo es que solo una persona controle el dinero. El proceso de manejo de efectivo puede ser complejo con varios pasos a lo largo del camino. Tener una persona a cargo de todos esos pasos puede resultar confuso, abrumador u oculto. En su lugar, haga que una persona maneje solo uno o dos pasos en el camino. Esto elimina la posibilidad de mal manejo del dinero y proporciona un sistema de cheques y saldos, ya que el dinero tendrá que contabilizarse a medida que pasa de un grupo de manos a otro.

Documentación

No documentar adecuadamente todas las transacciones financieras también puede resultar problemático y causar una pesadilla contable a largo plazo si no se tiene cuidado. La revisión periódica de las transacciones financieras, incluidas las cintas de registro y los procedimientos de retiro diarios, puede ayudar a garantizar que el dinero se controle y registre adecuadamente. No documentar sus transacciones es una receta segura para perder su dinero duramente ganado.