Etiqueta de correo electrónico para reuniones de Outlook

Como propietario de un negocio, usted sabe la importancia de tener reuniones con compañeros de trabajo, clientes y empleados. Las reuniones le permiten realizar una venta o mantener a los trabajadores actualizados sobre las políticas de la compañía. Microsoft Outlook tiene una función de convocatoria de reuniones que le permite configurar reuniones, enviar invitaciones y administrar su lista de asistentes. Cuando utiliza Outlook para programar reuniones, puede mostrar cortesía a los asistentes manteniéndolos actualizados sobre los cambios, cancelaciones y otros detalles.

1.

Acepte o rechace todas las convocatorias de reunión de Outlook de manera oportuna. Esta cortesía ayuda al organizador de la reunión a construir una lista precisa de asistentes. Acepte o rechace reuniones de su Bandeja de entrada, no de su calendario.

2.

Deshabilite la aceptación automática de convocatorias de reunión para evitar problemas de flujo de trabajo. Para hacer esto, haz clic en "Herramientas", "Opciones" y "Opciones de calendario". Haga clic en "Programación de recursos" y luego deseleccione "Aceptar automáticamente convocatorias de reunión y procesar cancelaciones".

3.

Revise los nombres de los invitados antes de enviar una convocatoria de reunión a todos en una lista de distribución (DL). Elimine los nombres de las personas que desea excluir de la reunión. Si no lo hace, todos los miembros de la lista recibirán una solicitud de reunión.

4.

Mantenga actualizado el organizador de la reunión con los cambios, como los asistentes adicionales que desea invitar después de que el organizador haya programado la reunión.

5.

Actualice a los asistentes con información importante si usted es el organizador de la reunión. Por ejemplo, si la hora de la reunión cambia, ingrese la nueva hora en el cuerpo de la solicitud de reunión y haga clic en "Enviar actualización".

6.

Alerte a los asistentes si desea cancelar una reunión. Para cancelar una reunión, elimínela de su calendario y seleccione "Enviar cancelación y eliminar reunión".

7.

Mantenga las convocatorias de reuniones y otra correspondencia lo más profesional posible. No envíe mensajes escritos con letras difíciles de leer o con letras mayúsculas, y no utilice el sarcasmo. Los destinatarios de los comentarios sarcásticos pueden no encontrarlos graciosos.

Propina

• Acepte o rechace una convocatoria de reunión antes de moverla de su Bandeja de entrada a una carpeta diferente. Si mueve la solicitud antes de aceptarla o rechazarla, la reunión no aparecerá en su calendario. Esto puede hacer que se pierda la reunión.