Los desafíos de la comunicación por correo electrónico empresarial

Los gerentes de negocios de hoy se comunican regularmente con sus empleados, clientes y otras partes interesadas por correo electrónico. Si bien la comunicación por correo electrónico es rápida y se puede enviar fácilmente desde una PC, teléfono u otro dispositivo móvil, los administradores condenan el correo electrónico por los desafíos que el medio plantea en las empresas grandes y pequeñas.

Efectos

Enviar un mensaje de correo electrónico no es como enviar un sobre sellado a través del servicio postal. Las comunicaciones en papel tienen muchas menos probabilidades de ser leídas por alguien a quien el mensaje no está destinado. Esto no es cierto con el correo electrónico, que el destinatario puede reenviar a quien elija. El desafío para cualquier persona de negocios es pensar claramente sobre el contenido del mensaje de correo electrónico que está a punto de enviar y las consecuencias no deseadas de la información que termina en el buzón incorrecto.

Periodo de tiempo

A veces, un mensaje de correo electrónico se obstruye en el "sistema" y no se entrega durante horas o incluso días desde el momento en que se envió. Usted espera una entrega casi instantánea, pero ese no es siempre el caso. El sellado preciso de la fecha y la hora puede aliviar parte de este problema. Pero también es importante tener en cuenta en qué zona horaria se encuentra el servidor de correo y qué tan a prueba de idiotas está el mecanismo de envío.

Consideraciones

El correo electrónico fue diseñado para mejorar las comunicaciones al hacerlo más rápido y más preciso. Pero imprimir mensajes de correo electrónico en la impresora de la empresa anula este propósito. La oficina "sin papel" está muy lejos si muchos empleados insisten en mantener archivos en papel de todos los mensajes de correo electrónico que envían o reciben.

Advertencia

El correo electrónico ha hecho que sea fácil ser perezoso. Si bien se pueden obtener eficiencias evidentes mediante el uso del correo electrónico, asegúrese de que su equipo de ventas no lo esté utilizando como muleta. No hay nada como una cálida reunión en persona para cerrar una venta o hacer un lanzamiento convincente a un posible cliente.

Información de expertos

Al igual que el personal de ventas debe estar personalmente frente a los clientes, los gerentes también deben estar personalmente en contacto con los empleados, señala Shawn Smith, de Next Level Consulting, un consultor de empresas en crecimiento de Nueva York. Es demasiado fácil para los gerentes sentarse en oficinas cerradas y enviar correos electrónicos a los empleados sin hablar con ellos uno a uno. Incluso la comunicación por correo electrónico más sucinta necesitará una aclaración por parte de algunos empleados.