Las mejores maneras de manejar correos electrónicos argumentativos de la empresa

Tratar con empleados frustrados y enojados es parte de las responsabilidades de los propietarios de pequeñas empresas. Cuando recibe un correo electrónico argumentativo, puede ser difícil mantenerse enfocado. Sin embargo, eso no significa que tengas que permitir que tus emociones se salgan de control. En su lugar, mantenga sus sentimientos bajo control, analice la situación y adapte sus acciones en consecuencia.

Espere

Después de leer un correo electrónico argumentativo, es normal que los sentimientos defensivos salgan a la superficie. Mantén la calma Date un tiempo para dejar que los comentarios se asienten en tu mente. No dispares un correo electrónico basado en tu primera reacción. Si respondes rápidamente, sin darte tiempo para pensar, puedes hacer algo lamentable. Como propietario de una pequeña empresa, dé un buen ejemplo y practique la moderación.

Analizar

Después de que hayas tenido tiempo de pensar, vuelve a leer el correo electrónico. Ignora cualquier comentario desafiante o lenguaje poco profesional. Busque el propósito del mensaje. Averigüe qué le molesta al empleado. Una vez que conozca el problema, puede intentar resolverlo. Piense en el argumento del empleado y decida cómo responderle.

Confrontar

Llame al empleado por teléfono. Explique con calma que recibió su correo electrónico y le gustaría hablar sobre los temas que le preocupan. Pídale que se reúna con usted en su oficina. Comience la reunión con un comentario como, "Entiendo que está frustrado por no ser promovido. Déjeme explicarle por qué decidí mantenerlo en su posición actual". Explique su decisión al empleado. Si intenta interrumpirlo o discutir, diga con calma: "Quiero escuchar lo que tiene que decir, pero por favor, déjeme terminar de hablar".

Escucha

Después de que haya declarado su posición, deje que el empleado responda. Prepárese para desahogarse o tratar de argumentar su punto de vista. No te permitas entablar una discusión con él. Escucha, no hables. Eventualmente, el empleado dejará de hablar. Prefacie su respuesta con una declaración neutral como: "Escucho lo que dice y respeto su posición". Sigue con tus soluciones. Es posible que necesite repetir las cosas que dijo antes para hacer su punto.

Correcto

Asegúrese de que el empleado sepa que, si bien está interesado en sus pensamientos y opiniones, desea que se dirija a ellos de manera educada y respetuosa. Diga algo como: "Entiendo sus frustraciones, pero quiero fomentar una cultura de respeto de la empresa. Utilice un tono respetuoso en todas sus comunicaciones relacionadas con el trabajo conmigo y con sus compañeros de trabajo y yo haré lo mismo".