Sobre las técnicas efectivas de control interno en los negocios

Cualquier negocio que contrate empleados corre el riesgo de actividad fraudulenta. Si no se controla, el fraude puede tener un gran impacto negativo en los resultados de su negocio. En algunos casos, un empleado de confianza que tiene fácil acceso a las finanzas de una empresa puede abusar de su autoridad al robar fondos de la empresa. Una variedad de técnicas de control interno pueden ayudar a prevenir irregularidades.

Segregación de roles

Según la Asociación Nacional de Fundaciones de Investigación y Educación de Veteranos, uno de los problemas de control interno más importantes en las finanzas empresariales es la segmentación de roles. Siempre que sea posible, distribuya funciones como la contabilidad, el control de inventario y la administración de la nómina entre varios empleados en lugar de asignarlos a una sola persona. Si su empresa tiene solo unos pocos empleados, es posible que deba involucrarse en estas áreas.

Código ético

Si aún no tiene uno, desarrolle un Código de ética por escrito para asegurarse de que sus empleados conozcan los límites de lo que se considera un comportamiento aceptable y asegúrese de hacerlo cumplir cuando sea necesario. Por ejemplo, su código puede detallar actividades que pueden considerarse perjudiciales para su negocio, como compartir información privilegiada con clientes o competidores. Su código también debe dejar claro que sus empleados tienen la responsabilidad de informar sobre actos no éticos realizados por otros empleados.

Manejo de dinero

Implementar procedimientos claros para el manejo de fondos. Si los empleados tienen acceso a una chequera de la empresa, asegúrese de que se mantenga en una caja fuerte cerrada cuando no esté en uso. Limite el acceso de los empleados a la caja chica e implemente un sistema de vales para dar cuenta de su uso. Asegúrese de que todos los cheques estén documentados registrando el número de cheque, así como la razón por la cual fue escrito.

Correo

Si su negocio es muy pequeño, haga una práctica de abrir su propio correo comercial para evitar la posibilidad de que los cheques de los clientes u otros fondos desaparezcan misteriosamente. Si delega esta tarea, haga que dos o más empleados abran el correo simultáneamente como un tipo de sistema de monitoreo.

Verificación cruzada

Considere instalar un sistema de verificación cruzada para garantizar que todos los procedimientos se realicen de manera adecuada y ética. Por ejemplo, su empleado que administra su inventario podría verificar aleatoriamente el trabajo de su empleado de nómina para buscar irregularidades. Este tipo de sistema también disuadirá a los empleados de participar en actividades fraudulentas en primer lugar.

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